Privacy statement

Uw werkgever is aangesloten bij de gecertificeerde arbodienst, Arbo Werkt B.V. Voor de verzuimbegeleiding van uw zieke en/of arbeidsongeschikte werknemers maakt uw werkgever gebruik van onze dienstverlening. Dit betekent automatisch dat wij persoonsgegevens over u verwerken. In dit privacy statement leest u hoe en waarom we dit doen, om welke gegevens het gaat en met welke partijen wij deze informatie kunnen delen. Maar ook wat uw rechten zijn, bijvoorbeeld als u gegevens over uzelf wilt inzien of wijzigen.

1. Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Arbo Werkt B.V. verwerkt uw persoonsgegevens. De functionaris gegevensbescherming ziet erop toe dat verwerking van persoonsgegevens volgens de wettelijke regels gebeurt. Heeft u vragen of opmerkingen over de verwerking van persoonsgegevens in onze organisatie? Neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming mevrouw Loes Postma, loes@lovias.nl of 06-38667634.

2. Hoe komt het dat wij uw persoonsgegevens verwerken?

Arbo Werkt B.V. verwerkt uw persoonsgegevens omdat uw (ex-)werkgever ervoor heeft gekozen om een Arbodienstverleningsovereenkomst af te sluiten met Arbo Werkt B.V. Dit betekent dat de inzet van de bedrijfsarts, preventie en verzuimbegeleiding vanuit de Arbo Werkt B.V. bij preventieve vraagstukken ziekte of arbeidsongeschiktheid wordt geïnitieerd. Uw (ex-)werkgever heeft ons ingeschakeld om de begeleiding en eventueel uitbetaling uit te voeren. Wij kunnen deze taken alleen uitvoeren door persoonsgegevens te verwerken. Uw (ex-) werkgever heeft daarom uw persoonsgegevens aan Arbo Werkt B.V. verstrekt. Gedurende de begeleiding kan Arbo Werkt B.V. u vragen om zelf ook persoonsgegevens te verstrekken. Uw (ex-)werkgever is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens, waaronder het verstrekken van die gegevens aan Arbo Werkt B.V. Uw (ex-)werkgever heeft u ingelicht over het verstrekken van persoonsgegevens aan Arbo Werkt B.V.

3. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Dit hangt af van uw persoonlijke situatie. Wij kunnen uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden verwerken:

Het bevorderen en beschermen van de gezondheid, de veiligheid en het welzijn van werknemers van de bij Arbo Werkt B.V. aangesloten bedrijven of van werknemers in dienst van contractanten of derden.
Het vastleggen en beschikbaar stellen van informatie, (mede)verkregen op grond van opgeslagen persoonsgegevens, ten behoeve van een doelmatig beleid en beheer van de dienstverlening.

4. Op basis van welke wettelijke regels (rechtsgronden) vindt de verwerking plaats?

Voor de verwerking van uw persoonsgegevens door Arbo Werkt B.V. kunnen de volgende rechtsgronden gelden:

De verwerkingen zijn noodzakelijk voortvloeiend uit uw arbeidsovereenkomst;
De verwerkingen zijn noodzakelijk om namens uw (ex-)werkgever te voldoen aan de verplichtingen die de Arbo- en sociale verzekeringswetgeving hem oplegt;
De verwerkingen zijn noodzakelijk om de gerechtvaardigde belangen te behartigen die Arbo Werkt B.V. en uw (ex-)werkgever hebben bij het verrichten van hun reguliere bedrijfsactiviteiten. Uw belangen komen hierbij niet in het geding. U heeft juist alle belang bij zorgvuldige uitvoering van de sociale verzekeringswetgeving die op u van toepassing is. Dat hierbij persoonsgegevens worden verwerkt is onvermijdelijk en niet in uw nadeel.

5. Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens?

Uw (ex-) werkgever heeft uw persoonsgegevens aan Arbo Werkt B.V. verstrekt om ons in staat te stellen namens hem de begeleiding bij preventieve vraagstukken, ziekte of arbeidsongeschiktheid te verzorgen. Mogelijk vragen wij u bij uw contacten met Arbo Werkt B.V. om persoonsgegevens te verstrekken die uw (ex-) werkgever nog niet aan ons heeft doorgegeven.

6. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Dit hangt af van uw persoonlijke situatie. Maar wij kunnen voor de in dit privacy statement genoemde doeleinden de volgende persoonsgegevens over u verwerken:

Persoons- en administratieve gegevens:
NAW-gegevens
Geboortedatum
Telefoonnummer
E-mail
Nationaliteit
Geslacht
Werkgeversgegevens
Datum: In- uitdiensttreding
BSN
Inkomensgegevens
Bank/gironummer
Functie
Aanstellingsomvang
Verzuimgegevens: data van ziek- en (vermoedelijke) herstel meldingen, aantal
Aard en oorzaak ziekte (diagnose)
Ziektedagen, arbeids(on)geschiktheidspercentage
Medische gegevens
Gegevens over de inhoud van consulten (onderzoek, diagnose, verslag)
Gegevens over actuele of vroegere gezondheidsproblemen
Arbeidsmogelijkheden en belastbaarheid
Knelpunten functie + kwaliteit arbeidsverhouding
Beperkingen + re-integratie activiteiten
Biometrische gegevens
Gegevens van (huis)artsen, medisch specialisten en andere artsen, opgevraagd met toestemming van de betrokkene
Toestemmingsverklaringen voor het opvragen van medische informatie
Rapportages van en aan het UWV

Wij verwijzen u graag naar de bijlage voor meer informatie over de uitwisseling van en toegang tot uw persoonsgegevens binnen Arbo Werkt B.V.

7. Hoe gaan wij om met gegevens over uw gezondheid?

Voor het verwerken van gezondheidsgegevens gelden extra strenge eisen. Voor zover de verwerking daarvan gebeurt door artsen (en andere leden van functionele teams) geldt dat die verwerkingen zijn toegestaan met het oog op uw behandeling of verzorging. In andere gevallen worden medische gegevens alleen verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor een goede uitvoering van de Arbo- en sociale verzekeringswetgeving, voor uw re-integratie, en voor begeleiding in verband met uw ziekte of arbeidsongeschiktheid. Het gaat dan bijvoorbeeld om het feit dat u ziek bent (geweest) en eventueel wat de aard van die ziekte is.

Taakdelegatie door de bedrijfsarts

In sommige gevallen kan de medewerker van het Medisch Secretariaat na machtiging van u medische informatie opvragen en verwerken onder de taak van de bedrijfsarts van Arbo Werkt B.V. De bedrijfsarts van Arbo Werkt B.V. de taak om deze gegevens te verwerken dan officieel aan de medewerker medisch Secretariaat overgedragen, maar blijft zelf verantwoordelijk. Dit wordt taakdelegatie genoemd. Als u hier vragen over heeft, zal de bedrijfsarts of de medewerker van het Medisch Secretariaat die graag beantwoorden.

Het gaat bij taakdelegatie om het verwerken van de volgende gegevens na schriftelijke machtiging uwerzijde:

Opvragen en verwerken van medische gegevens bij behandelaar;
Opvragen en verwerken van medische gegevens bij latende arbodienst;
Versturen van medische gegevens naar de nieuwe arbodienst.
Wij verwijzen u graag naar de bijlage voor meer informatie over de uitwisseling van en toegang tot uw persoonsgegevens binnen Arbo Werkt B.V.

8. Wanneer en waarvoor verwerken wij uw Burgerservicenummer?

Wij verwerken uw Burgerservicenummer (BSN) alleen als dat wettelijk is voorgeschreven. Uw BSN is in elk geval noodzakelijk in de volgende gevallen:

Om een ziekteaangifte en eventuele herstelmelding te doen bij UWV;
Bij de controle van gegevens bij UWV.

Wij verwijzen u graag naar de bijlage voor meer informatie over de uitwisseling van en toegang tot uw persoonsgegevens binnen Arbo Werkt B.V.

9. Aan wie kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven?

Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan een beperkt aantal partijen, en alleen als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van Arbo-/sociale verzekeringswetgeving en/of wettelijk is voorgeschreven. De partijen aan wie wij uw persoonsgegevens kunnen doorgeven zijn:

Zustermaatschappijen van Arbo Werkt B.V. voor zover die betrokken zijn bij de uitvoering van Arbo-/sociale verzekeringswetgeving;
Bedrijfsartsen(organisaties) en andere deskundigen voor het uitvoeren van kwaliteit controles;
Re-integratiebureaus;
Externe adviseurs die wij betrekken bij uw re-integratie, de uitbetaling en administratie van een uitkering uit hoofde van een verzekeringspolis, verzuimregistratie, dossierbeheer en het verstrekken van uitkeringsspecificaties;
UWV.

10. Aan welke landen geven wij uw persoonsgegevens door?

Op grond van de Europese wetgeving worden uw persoonsgegevens alleen in Nederland of in Europese lidstaten verwerkt.

11. Beveiliging persoonsgegevens

De werkwijze van Arbo Werkt B.V.is volledig geautomatiseerd. Echter, de meeste medische informatie van een huisarts of specialist ontvangen wij per brief. Papieren documenten worden na ontvangst door ons toegevoegd aan ons digitaal verzuimsysteem. Papieren documenten worden na toevoeging aan ons verzuimsysteem direct vernietigd. Om toegang te krijgen tot ons digitaal verzuimsysteem is naast een gebruikersnaam en wachtwoord ook een tweede manier van identificeren verplicht (twee factorauthenticatie). De gebruiker ontvangt na het intypen van de gebruikersnaam een wachtwoord een code om in te kunnen loggen. Het verzuimsysteem voldoet ook aan de andere beveiligingseisen die in de privacywetgeving zijn neergelegd en is ISO 27001 gecertificeerd. Bij werkgevers zijn de NAW-gegevens en gegevens die betrekking hebben op uw dienstverband, gekoppeld met het personeelsregistratiesysteem van uw werkgever. Dit om er samen voor te zorgen dat uw meest recente gegevens bij ons bekend zijn. Indien Arbo Werkt B.V. onverhoopt geconfronteerd wordt met (het vermoeden) van een datalek, dan volgt zij een gecertificeerde procedure datalekken.

12. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Arbo Werkt B.V. bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk toegestaan is, wettelijk verplicht is en/of noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt. Hoe lang we bepaalde gegevens bewaren is dus niet alleen afhankelijk van de aard van de gegevens, maar ook van de doeleinden waarvoor wij ze verwerken. Dit betekent ook dat de bewaartermijn per doel kan verschillen. Arbo Werkt B.V. kiest binnen deze kaders altijd voor de kortst mogelijke bewaartermijn.

13. Welke rechten heeft u ten aanzien van uw persoonsgegevens?

U heeft het recht Arbo Werkt B.V. te verzoeken inzage te geven in de persoonsgegevens die wij over u verwerken. Ook kunt u om rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens vragen, of om beperking van de verwerking van die gegevens. Daarnaast heeft u het recht om bezwaar te maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens. Tot slot heeft u het recht om ons te vragen om de gegevens die wij over u hebben verzameld aan u over te dragen. Als u van deze rechten gebruik wilt maken, kunt u uw verzoek met uw naam en contactgegevens sturen aan onze Functionaris gegevensbescherming. Meer over de bereikbaarheid van deze professional vindt u op de eerste pagina van dit privacy statement. Wij vragen u vriendelijk om in uw verzoek zoveel mogelijk te specificeren om welke persoonsgegevens het gaat. Kan Arbo Werkt B.V. dit niet (volledig) vaststellen, dan kunnen we u vragen om uw verzoek nader toe te lichten. Arbo Werkt B.V. zal in principe binnen vier weken op uw verzoek reageren. Voldoen wij niet aan uw verzoek, dan krijgt u een bericht met een toelichting waarom dit zo is.

14. Klachten

U heeft ook altijd het recht een klacht in te dienen als u vindt dat wij niet correct met uw persoonsgegevens omgaan. Wij verzoeken u vriendelijk om hiervoor gebruik te maken van het klachtenreglement op onze website. Arbo Werkt B.V. neemt iedere klacht serieus en reageert binnen twee werkdagen. De klachtenprocedure is te vinden op de website. U heeft ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer over de procedure leest u op de website van deze toezichthouder.

15. Heeft u vragen of suggesties?

Voor vragen of suggesties naar aanleiding van dit privacy statement kunt u terecht bij onze Functionaris gegevensbescherming. Meer over de bereikbaarheid van deze professional vindt u op de eerste pagina van dit privacy statement.

16. Documentversie en wijzigingen

Arbo Werkt B.V. kan dit Privacy statement aanpassen, bijvoorbeeld naar aanleiding van nieuwe wetgeving, rechtspraak, of publicaties van de Autoriteit Persoonsgegevens. Arbo Werkt B.V. raadt u daarom aan het Privacy statement regelmatig op wijzigingen na te lezen. Deze versie dateert van 22 september 2022.

Bijlagen

Matrix toegang categorieën persoonsgegevens
22 september 2022, versie 1

BIJLAGE A. CATEGORIEËN VAN PERSOONSGEGEVENS

Algemeen

Arbo Werkt B.V. of de door Arbo Werkt B.V. ingeschakelde personen verwerken persoonsgegevens van betrokkene die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van haar activiteiten conform de onderliggende overeenkomst en haar wettelijke taken. Er is een onderscheid in categorieën van gegevens naar het doel waarvoor deze gegevens mogen worden verwerkt. Voor alle gegevens geldt dat deze alleen verwerkt mogen worden voor zover dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij verkregen worden. Persoonsgegevens die verwerkt zouden kunnen worden, mits noodzakelijk voor de uitvoering van de onderliggende overeenkomst en de daaraan gekoppelde doelen betreffen:

Categorie A-gegevens

Dit zijn de gegevens die een rol spelen bij de overeenkomst tussen de arbodienst en werkgever. Het zijn hoofdzakelijk proces- en administratieve gegevens, en enkele gegevens over de gezondheid, die de werkgever, de verzuimverzekeraar in de hoedanigheid van claimbeoordelaar, de Casemanager en de arbodienst/bedrijfsarts mogen verwerken. Hiertoe behoren onder meer:

Naam, adres, woonplaats gegevens van de (zieke en/of arbeidsongeschikte) werknemer.
Loongegevens van de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer.
Datum einde dienstverband (indien deze eindigt voordat de 104 weken loondoorbetaling/WIA-wachttijd voorbij is).
Burgerservicenummer (BSN).
Datum eerste verzuimdag.
Datum van (gedeeltelijk) herstel.
(Vermoedelijke) duur van het verzuim.
Arbeidsongeschiktheidspercentage of het percentage loonwaarde.
Aantal uren per dag of per week dat de werknemer eigen of passend werk kan verrichten, met vermelding van de aanvangsdatum (opbouwschema).
Of sprake is van enige vorm van schadeloosstelling, zoals vangnetsituatie of regres.
Of sprake is van loonopschorting of loonstopzetting.
Of en wanneer een interventie is ingezet.
Kosten van de interventie.
Of een plan van aanpak is opgesteld.
Of de activiteiten uit het plan van aanpak (tijdig) zijn uitgevoerd.

Categorie B-gegevens

Dit zijn gezondheidsgegevens die noodzakelijk zijn voor een adequate verzuimbegeleiding en re-integratie van de zieke/arbeidsongeschikte werknemer.

Tot categorie B-gegevens behoren onder meer:

Visie van de bedrijfsarts op de te re-integreren zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer.
Vertaling van de medische gegevens door de bedrijfsarts naar beperkingen en mogelijkheden van de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer.
Poortwachter rapportages, zoals het plan van aanpak en de probleemanalyse.
Belastbaarheid: de werkzaamheden waartoe de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer nog wel of niet meer toe in staat is, de fysieke en mentale mogelijkheden en beperkingen.
Rapportage van de arbeidsdeskundige, waarin de belastbaarheid wordt vertaald naar concrete mogelijkheden tot het verrichten van arbeid.
Advies over eventuele aanpassingen of werkvoorzieningen die nodig zijn.
Advies over een interventie gericht op het verhogen van de belastbaarheid.
Planning traject van de re-integratie.
De wens van de werknemer ten aanzien van soort werk, niveau, arbeidspatroon en scholing.
Fase-indeling met betrekking tot de arbeidsmarkt.
Advies over interventies die nodig zijn voor het wegnemen of verminderen van de beperkingen.
Dan wel voor het vinden van arbeid of het aanpassen van de arbeid.

Categorie C-gegevens

Dit zijn de gegevens die in het kader van een medisch onderzoek of een medische behandeling door de arbodienst of de medisch adviseur (bedrijfsarts/verzekeringsarts) worden verwerkt. In het proces rondom verzuim en arbeidsongeschiktheid is de verwerking van deze gegevens voorbehouden aan de arbodienst of de medisch adviseur. Voor een goede uitvoering van de re-integratie/interventie kan het soms noodzakelijk zijn om over gegevens uit de categorie C te beschikken. De arbodienst/bedrijfsarts vergewist zich dan van de noodzaak van de voor dat doel te verstrekken gegevens en informeert de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer over de informatieverstrekking. Er hoeft geen toestemming van de werknemer te worden gevraagd. De arbodienst/bedrijfsarts informeert de werknemer in het eerstvolgende spreekuurcontact, waarna de informatieverstrekking plaatsvindt.

Tot categorie C-gegevens behoren onder meer:

Diagnose en behandelgegevens.
Oorzaak en aard van de ziekte/aandoening.
Informatie waaruit de diagnose en/of de aard en oorzaak ven de ziekte/aandoening is af te leiden.
Inhoudelijke onderbouwing van interventies die nodig zijn voor het wegnemen of verminderen van de beperkingen dan wel voor het vinden van arbeid of het aanpassen van de arbeid.

Categorie D-gegevens

Dit zijn algemene gegevens van de werkgever en betrokkene.

Hiertoe behoren onder meer:

Naam, adres, woonplaats gegevens van de werkgever.
Naam, adres, woonplaats gegevens van de betrokkene.
Offertes, opdrachtbevestigingen, contracten en overeenkomsten.
Facturatiegegevens.

BIJLAGE B. TOEGANG TOT DE PERSOONSGEGEVENS

Alleen die medewerkers van Arbo Werkt B.V. hebben toegang tot persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor een goede uitoefening van hun taken.
Derden die door Arbo Werkt B.V. zijn ingehuurd of anderszins zijn aangesteld om werkzaamheden te verrichten, hebben toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor een goede uitoefening van hun taken en zijn contractueel tot geheimhouding verplicht.
Elektronische (medische) persoonsgegevens worden zodanig beveiligd dat onbevoegden geen toegang kunnen krijgen tot deze gegevens.
In het kwaliteitsmanagementsysteem van de Arbo Werkt B.V.is aangegeven wie toegang heeft tot de registratiesystemen en hoe de autorisaties worden toegekend en beheerd.
Per gegevenscategorie is hieronder weergegeven vanuit welke functie, welke toegang is gegeven tot welke gegevens binnen een categorie.

Autorisatieschema:

Functie	Categorie A	Categorie B	Categorie C	Categorie D
Algemeen directeur	M	M	–	V
Medewerker Medisch Secretariaat	M	M	–	M
Financieel medewerker	–	–	–	V
Administratief medewerker	V	V	–	M
Casemanager Verzuimregie	V	V	–	–
Functioneel c.q. applicatiebeheerder	V	V	–	V
Bedrijfsarts	M	M	M	M
Arbeidsdeskundige	R	R	–	R
Arbeidshygiënist	–	–	–	R
Hoger veiligheidskundige	–	–	–	R
Arbeids- en organisatiedeskundige	–	–	–	R
Functionaris Gegevensbescherming	R	R	–	R

Verklaring van de gebruikte letters en tekens:

R	=	raadplegen
M	=	raadplegen, invoeren/muteren
V	=	raadplegen, invoeren/muteren en verwijderen
–	=	geen toegang